AI驱动的知识管理指南：基于Atlassian Intelligence和Rovo构建企业级知识管理系统

引言

大约两年前，人工智能——特别是生成式人工智能的迅速崛起震撼了全球。各行各业争先恐后地了解、采用并利用AI，部分出于对这项技术的兴奋，但很大程度上，也是出于对落后于人的恐惧。

然而，两年过去了，AI的采用进程仍然缓慢。无论是出于对网络安全、实际应用，还是企业实施方面的担忧，企业高管仍然在持续评估公司内部引入AI的利与弊。事实上，超过三分之二（67%）的企业领导者表示，AI的整合仍然有限或几乎空白。

那么，是什么导致了这种犹豫？为何企业在当前阶段仍未在团队中广泛采纳和应用AI？

实际上，从根本上讲，AI仅仅是一种工具。而一个工具所能产生的影响，取决于使用它的人以及背后的基础设施。要充分发挥AI的潜力，现代企业必须首先解决阻碍其发展的基础性问题。

这一点在知识管理方面尤为明显。如果常见的知识管理问题依然存在——比如信息孤岛现象，或信息共享效率低下——那么AI将难以发挥任何有意义的价值。

事实上，实施AI解决方案可能会加剧这些问题。将传统的知识管理系统与AI结合，可能会延续错误或不完整的信息，因为AI会持续提供答案——只不过这些答案是错误的。毕竟，AI的有效性取决于它所集成的系统；如果系统中的数据不开放、不可访问，那么AI功能所能发挥的作用就非常有限。

然而，借助恰当的方法，AI能够重新界定知识共享。它为信息的生成、捕捉及传播带来了创新途径。

Atlassian致力于打造最佳工具，以释放团队的潜力——AI也不例外。

Atlassian的AI解决方案——Atlassian Intelligence和Rovo——只有在推动者、实践行为和文化背景的共同支持下，才能发挥其影响力。本指南中，我们将探讨Atlassian当前提供的AI解决方案，并分享为实现这些解决方案及充分发挥您组织潜力所推荐的最佳实践。

Atlassian Intelligence驱动的知识革命

Atlassian Intelligence将AI知识管理移交至组织领导者及其团队（从人力资源到 IT，以及所有中间部门）的手中。它深度集成于Confluence、Jira以及整个Atlassian产品组合。使用 Atlassian Intelligence 的用户平均每周可节省 45 分钟，其中77%的用户表示，AI驱动的搜索功能为他们显著节省了时间。

让 Atlassian Intelligence 脱颖而出的功能包括：

• 内容转换：AI可以总结各种非结构化的内容，比如白板便签，并将其转换为Confluence页面上的结构化内容或Jira任务。
• 主动发现知识：AI会自动推送相关的、恰当的信息，用户无需再进行手动搜索。例如，AI可以根据用户当前的页面内容，推荐相关页面，并使用自然语言处理（NLP）在Jira中提供搜索结果。
• 内容生成与改进：生成式AI可以创建大纲、内容草稿和标题。还可以通过修改写作风格等方式，修订和澄清现有内容。

通过Rovo，提升您的AI实践

Rovo是您的AI队友，与Atlassian Intelligence协同工作，旨在帮助每个团队解锁并利用组织知识。Rovo能够实时发现宝贵的团队协作见解，并提供可自定义的智能代理，这些代理如同您团队的虚拟成员，随时准备为您提供支持并增强协作。

Rovo的主要功能包括：

• Rovo聊天：使用Rovo聊天，您的任何问题都可以得到个性化的回答。Rovo聊天能够理解您组织的项目、目标、行动和团队成员背后的信息，从而提供准确、详细的回复。例如，您可以询问Rovo某个项目是否有延迟，总结某个特定战略中某个概念的含义，或确定分配某个项目给合适的团队成员。
• 企业级搜索：Rovo搜索能够从您所有的Atlassian工具（包括Jira、Confluence、Loom和Bitbucket）以及关键的企业应用（如Google Drive、Microsoft SharePoint、Figma、Slack等）中提取相关结果。它可以搜索所有位置和格式的数据源，从Jira中的任务到Google Drive中的图表和幻灯片。它能够理解您最需要的关键信息，并从整个企业系统中提供全面的洞察和上下文。
• 高级AI代理：Rovo的AI代理就像您团队的延伸，能够根据团队的独特需求和目标执行特定任务。开箱即用的代理可随时执行常见任务，如创建或修订内容以符合品牌指南、将内容翻译成多种语言、整理Jira任务和待办事项、创建发布说明等等。您还可以使用无代码/低代码平台，为其他需求创建自定义代理。

如何利用AI扩展组织内的知识管理

通过构建支持性的实践并恰当运用AI工具，团队能够打造一个强大的知识管理系统，助力公司在发展过程中持续壮大。以下是四个关键步骤，帮助您的组织有效利用AI，并为知识共享、员工生产力和跨团队协作奠定坚实的基础。

01、培养协作文化

建立知识管理基础的第一步是培养协作文化。这意味着要创造一个开放的环境，让团队能够分享见解，在知识库内部与同事沟通，并找到工作所需的信息。这种文化转变将创造一个更强大的引擎，反映团队的全面知识和洞察。

Atlassian Intelligence在支持这种协作文化中发挥着关键作用：

• 总结会议记录并确定行动项：这有助于团队快速理解关键要点和下一步行动，保持所有人的步调一致，减少冗长的回顾或后续邮件的必要。
• 起草和修订知识文章：这有助于更快速地标准化和传播关键知识，让团队平等地获取重要信息。
• 支持实时互动，在评论和文档中添加视频消息：通过实时编辑和标记团队成员等互动功能，鼓励成员积极参与、即时反馈、提高参与度，让团队成员无论身处何地都能无缝协作。
• 建议相关资源，帮助创建新内容并提供有依据的反馈：通过智能建议，团队成员可以快速找到有价值的参考资料，从而简化和增强新内容的创建，并促进协作决策。
• 在浏览过程中总结现有页面，支持被动知识发现：Atlassian Intelligence可在您悬停页面时提供摘要，帮助发现有价值的见解，避免错过相关信息。

• 使用Rovo协作更高效：使用Rovo与Slack、Google Meet和Microsoft Teams等流行的第三方协作应用集成，防止信息孤岛。通过这些集成，用户可以在这些平台中搜索、共享和激活知识，而无需切换工具或拖慢工作流程。

应用场景：简化项目规划

项目经理可以基于营销日历和产品路线图，利用AI将不同团队的任务和时间线联系起来。AI可以利用这些文档创建一个适用于所有相关人员的项目计划草案，并综合每个部门的相关信息。

02、简化并增强内容创建

您的知识库始终需要创建新的资源并更新现有资源。然而，从零开始创建并对现有内容进行修改都需要时间，更不用说还要收集相关的公司文件来为新内容提供信息了。

• 使用Confluence：您可以访问多种内容类型，包括页面、数据库、白板和视频，以创建专业化和定制化的内容。会议记录、决策流程和白板头脑风暴等常见场景的内置模板，可帮助简化内容创建。
• 借助Atlassian Intelligence：可以协助起草和润色内容，提升生产力和质量。AI可以在相应的Confluence页面上添加内容摘要，并总结来自Jira工单和epics等其他来源的内容。即使是白板便签也可以转化为Confluence页面或Jira工单，从而让想法从构想无缝过渡到完成。
• 使用Rovo创建更优质的内容：您可以训练Rovo代理，根据Jira工单、白板头脑风暴和会议记录等信息，起草全面的文档，从而更快地实现标准化和传播信息。

应用场景：启动新产品发布

Atlassian Intelligence可以轻松地将产品发布头脑风暴白板转化为三阶段方法，为每个行动项创建Jira工单，并分配相关的团队成员。

03、利用AI节省时间，快速找到所需信息

通常情况下，您只需要一个信息、快速反馈或批准就能推进项目，但您需要的人可能正在休假或无法联系。

AI可以通过总结会议记录、页面和评论来填补这一空白，让您快速找到问题的答案。这样，您就不必再询问他人或翻阅文件。

• 使用Rovo更快投入工作：Rovo聊天允许团队进行动态对话、提出问题直到获得所需的答案，实时头脑风暴、获取宝贵的反馈并解决问题。该聊天工具由您公司的数据驱动，并且会随着持续使用变得更加智能，从而在团队工作时提供更好的支持。

应用场景：即时解答入职问题

新员工在入职过程中可以向Rovo聊天询问任何问题，例如“我可以在哪里查看我的员工福利？”或“我们团队第三季度的目标是什么？”Rovo将直接提供答案，同时链接到相关资源，以便员工了解更多信息。

04、自动评估、维护和优化知识内容

确保知识库内容的准确性、完整性和及时更新至关重要。错误或过时的信息会导致决策失误和操作错误。在此过程中，协作与信任的企业文化发挥着关键作用。

持续审查关键性内部知识，确保其准确性与相关性。鼓励团队成员及时标记过时内容，并提醒相关管理员进行更新，以便为全体人员提供可靠的事实依据。

• Confluence可深入了解内容的参与情况：帮助团队确定哪些内容有效、哪些内容需要更新、哪些内容需要归档。详细的页面洞察包括浏览量、独立浏览者、评论以及被@提及用户的参与度。所有这些洞察都有助于提高内容质量。
• AI自动化可确保您能及时处理无关或过时的内容：在Confluence中，您只需描述想要自动化的任务即可创建自动化规则。例如，您可以创建一个自动化规则，在页面闲置六个月后将其归档，并在完成后提醒页面所有者。
• 使用Rovo实现更智能的自动化：利用Rovo代理自动化工作流程并简化常规流程，例如本地化公司政策或确保文档符合品牌指南。

应用场景：确保信息始终准确且可访问

团队可以使用AI确保庞大的公司数据和内容不会被忽视。例如，空间管理员可以创建规则，每季度提醒页面所有者更新内容，以防止信息过时。

借助Atlassian团队协作套件提升团队实力

借助Atlassian的团队协作套件（Teamwork Collection），实现无缝协作，提高团队生产力。这套工作管理工具打破了信息孤岛，提升了工作效率，并将AI融入团队协作的每个阶段。通过整合Jira、Confluence、Loom和Rovo代理的强大功能，您的团队可以克服工具差异和团队孤岛等障碍。

作为Atlassian全球白金合作伙伴，龙智团队为您提供量身定制的实施路线图、跨团队协作的最佳实践和指导，确保您充分释放Atlassian工具的全部潜力。我们可以帮助您：

• 为Atlassian团队协作套件制定落地策略
• 提供团队培训，以便更高效地利用AI代理
• 提供定制化的入门培训，确保各部门顺利采用
• 持续优化Jira、Confluence、Loom和第三方工具之间的工作流程

Atlassian全球白金合作伙伴——龙智

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